О документообороте в Германии подробно было рассказано 20.10.2022 на нашем круглом столе. Транскрипция тем находится в описании видео на нашем YouTube-канале https://www.youtube.com/@NordHerzHamburg
Советы как самостоятельно писать письма и на что обращать внимание #
1. Определитесь с «конторой» которой вы пишите письмо. Заранее найдите точный адрес или имейл, смотря как вы будете отправлять ваше письмо.
2. Если вы уже получали почту от того или иного гос. учреждения или какой либо другой «конторы», то вам был присвоен Kundennummer, Personalnummer, Aktenzeichen и так далее — это номер вашего личного дела. Для того, чтобы вас быстро нашли в системе, обязательно указывайте номер вашего дела. Он как правило стоит в правом верхнем углу.
3. Любое письмо, в бумажной форме или нет, имеет свою структуру. Старайтесь сильно от нее не отступать. Чиновники привыкли «ехать по накатанной» и часто воспринимают новшества не совсем на «ура».
Составные письма:
-Адрес отправителя
-Адрес получателя
-Заголовок/Тема+ личный номер дела
-Обращение
-Вступительное предложение
-Текст письма
-Заключение
4. По порядку — Адрес отправителя понятен. Имя фамилия и полный адрес.
5. По порядку — Адрес получателя. В правом углу на уровне адреса получателя, пишется дата письма. Помимо этого здесь есть пару ньюансов????
???? Если вы пишите имейл то ваше сообщение получит, тот кто имеет доступ к данному имейл адресу. Если вдруг вашего куратора нет определенное время, то как правило вам приходит сообщение об отсутствии куратора. Очень важна концовка, будет ли ваше сообщение переправленно дальше (wird/wurde weitergeleitet). Соответственно «nicht weitergeleitet» означает ваше сообщение не переправляется дальше. То есть во время отсутствия куратора, его никто не читает и обрабатывает. В таком случае стоит найти общий имейл адрес и туда продублировать сообщение, чтобы знать, что оно пойдет в обработку сразу.
???? Если вы пишите письмо в бумажной форме, обязательно пишите сначала название учреждения, потом отдел (если он известен) и только потом имя того куратора, который за вас отвечает. Почему это важно?
Если последовательность как выше описано, письмо адресовано в первую очередь учреждению и будет открыто и передано вашему куратору. В его отсутствие оно окажется либо на столе куратора либо у того , кто его временно замещает.
Если вы вначале написали имя, а затем название учреждения, письмо рассматривается как почти «личного» характера и в большинстве случаев не вскрывается. То есть в отсутствии вашего куратора, это письмо не передадут дальше.
6. По порядку — Заголовок
В заголовок пишется повод вашего сообщения
Antrag auf …. Запрос на …..
Fehlende Unterlagen …. Документы, которых не доставало
Widerspruch …. Не согласие с предыдущим решением
Обязательно внесите в заголовок номер вашего личного дела‼️‼️ Заголовок, как правило, выделяют жирным шрифтом. Если вы пишите имейл, то после номера личного дела, можете добавить ещё и ваш почтовый адрес. В этом случае пункта номер 4 нет.
7. По порядку — Обращение
Если вы пишите вашему куратору, чье имя вам известно то пишите лично ему:
Sehr geehrte Frau ….(фамилия)
Sehr geehrter Herr …. (фамилия)
Если вы не знаете имени кому вы пишите, то используете общую форму
Sehr geehrte Damen und Herren….
8. По порядку — вступительное предложение
Именно оно задаёт настой всего письмо.
Можно начать «сразу в лоб», а можно создать настроение. Правильного ответа нет, стиль формулировки писем сугубо личное дело.
Различие лишь в том, начинаете вы первым/первой или ваше письмо является ответной реакцией на письмо учреждения.
???? Если вы начинаете сами. То можете сразу приступать к делу.
???? Если вы отвечаете, то у вас как правило несколько видов «вступительного предложения»
Ich beziehe mich auf auf Ihr Schreiben vom xx.xx.xxxx (я сейчас отвечаю на ваше письмо от такого числа)
Vielen Dank für Ihr Schreiben vom xx.xx.xxxx ( большое спасибо за ваше письмо от такого числа)
Та же самая информация, но передает разный настрой. Помимо этого куратору сразу понятно, что вы не начинаете «новую тему» а отвечаете на его письмо.
9. По порядку — Текст письма
Старайтесь делать простые предложения, так как вы переводите тексты через программы переводчика. Чем сложнее предложение, тем больше вероятность ошибочного перевода.
Старайтесь писать прилагательные при использовании слов со многими значениями. Например «перевод».
Если вы напишите в переводчик «спасибо за перевод». То скорее всего вам будет переведено «спасибо за перевод текста».
И только если вы напишите «спасибо за денежный перевод» переводчик поймет что речь о деньгах а ни о текстах.
Для перевода советуется не пользоваться гугл переводчиком а лучше deepl или resverso.
10. По порядку — Заключение
Заключение письма зависит опять же от того, чего вы хотели добиться написав его.
???? Если вы досылали какие либо документы, то заканчиваете просто словами
«mit freundlichen Grüßen
(роспись)
имя и фамилия»
???? В некоторых случаях (просьбы) можно закончить словами
«Vielen Dank für Ihr Verständnis» ( спасибо за ваше понимание) и затем mit freundlichen Grüßen …..
???? Если в вашем письме было какое либо требование, то письмо заканчивается датой до которой вы просите рассмотреть ваше требование/вашу просьбу.
Ich bitte um eine Bestätigung bis zum xx.xx.xxxx (я прошу о подтверждении до ….)
Ich bitte um eine Rückmeldung/Antwort bis zum xx.xx.xxxx (я прошу об ответе до ….)
Ich bitte um Bearbeitung bis zum xx.xx.xxxx (я прошу об обработке моего письма до …)
Выбирайте реальную дату до которой можно ответить на ваше сообщение. Если пишите по имейл, то реально получить ответ в течение пару дней. Если отправляете письмо в бумажной форме, то рассчитывайте что пройдет пару дней пока куратор его получит, пока у него дойдут руки ответить и потом снова пару дней на пересылку. По закону письмо считается полученным на третий день после отправления (дата письма). Другое «получение» нужно доказать. Допустим сохранением конверта с печатями почты.
11. Важные сроки в письмах
Старайтесь соблюдать сроки указанные вам в письмах. Если от вас требуют реакции/ответа/предоставления документов до какого то числа, то старайтесь это сделать на пару дней раньше срока, опять же помня о длительности доставки.
Если вам присылают какой либо административный документ — решение, то оспорить его можно в течение 4 недель, не месяца, а именно недель. Конечно с учётом когда было получено письмо.
P.S.
Обязательно оставляйте себе все копии ваших отправленных писем.
Образец письма:
Что делать с письмами, что приходят на почту?
Что делать, чтобы не терять входящую почту?
Все чаще письма от властей Гамбурга и центра занятости не доходят до получателя и возвращаются отправителю. Письма касаются, среди прочего, вопросов о выплатах по социальному обеспечению, разрешениях на проживание и работу или проблемах со здоровьем. Если на эти вопросы не будут даны своевременные ответы, может случиться так, что, например, социальные пособия будут прекращены.
Чтобы этого не произошло, очень важно написать на почтовом ящике имена и фамилии всех, кто зарегистрирован по определенному адресу.
Если в квартире или доме проживает несколько человек с разными фамилиями, в почтовый ящик следует вписать все имена и фамилии. Это единственный способ гарантировать, что письма будут доставлены.